Pronotif permet à ses utilisateurs de partager des documents aux destinataires de leur choix. Ces derniers n’ont pas besoin d’avoir un compte Pronotif. Cette activité est accessible via le module Outlook.
 

Pour partager des documents :


1. Cliquez sur « Partager » à partir du groupe d’action « Nouvel Item Pronotif » (sur le ruban Outlook).


2. Entrez le nom de l’expéditeur (optionnel) si vous partagez des documents au nom d’une autre personne. Cette information sera affichée par le service de courriel des destinataires.

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3. Ajoutez des destinataires, tel un courriel régulier. Si vous avez des listes prédéfinies associées à votre compte, vous pouvez les utiliser en cliquant « Sélectionner les destinataires… ».


4. Vous pouvez sélectionner « Transfert Sécurisé » si vous désirez ajouter une protection supplémentaire aux documents joints (NIP), et activer l’option « Effacer le metadata » si vous voulez effacer le metadata (incluant les « track-changes » et commentaires contenus dans les documents MS Office).

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5. Cliquez sur « Modifier les destinataires… » et entrez le nom complet de ces derniers, s’il y a lieu. Vous pouvez également cliquer sur « Sauvegarder la Liste… » pour garder en mémoire la liste actuelle pour l’utiliser pour vos partages et/ou notifications subséquents en cliquant sur « Sélectionner les destinataires… ».


6. Ajoutez les pièces jointes que vous souhaitez partager, tel un courriel régulier.


7. Utilisez la boite de message pour inscrire un message personnalisé à vos destinataires.


8. Cliquez sur « Partager » ou « Envoyer ».

 

Voici un exemple du courriel qui serait envoyé à vos destinataires :