Guide de démarrage

Introduction

Vous êtes un nouvel utilisateur de Pronotif et vous souhaitez vous familiariser avec son interface et ses fonctionnalités ? Ce didacticiel (« Guide de démarrage ») a été conçu pour vous. Nous y présentons les concepts essentiels qui vous permettront de tirer le maximum de votre compte Pronotif.

Bien que le service Pronotif soit conçu autour du principe simple de faciliter l’expérience utilisateur, nous vous conseillons fortement de prendre 5 minutes pour lire ce didacticiel.

Création d’un nouveau compte

Afin de créer un nouveau compte utilisateur Pronotif, rendez vous à la page d’inscription de Pronotif et remplissez les champs. 

De façon à profiter d’une expérience optimale et adaptée à vos besoins spécifiques, veuillez indiquer l’industrie dans laquelle vous œuvrez. Une fois votre compte créé, vous pourrez ajouter des utilisateurs au sein de votre organisation dans vos paramètres.

Courriel certifié (notification)

La fonctionnalité de courriel certifié de Pronotif (juridiquement appelée « notification ») est idéale pour les entreprises et professionnels qui ont besoin de notifier des courriels et des documents, tout en obtenant une preuve de transmission conforme et valide. Afin d’initier un courriel certifié, cliquez sur le bouton « Courriel certifié » dans votre tableau de bord ou sur le bouton « Nouvelle activité ».

Voici les 4 étapes à suivre :

1. Inscrivez les noms de vos destinataires en cliquant sur le bouton « Nouveau destinataire », ou simplement sélectionnez-les dans une liste prédéterminée. Les noms précédemment entrés apparaîtront via l’auto-complétion. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Étape suivante ».
2. Inscrivez le sujet du message et le numéro de dossier interne relatif à votre courriel certifié. Composez votre message et ajoutez des pièces jointes à tous vos destinataires ou spécifiquement pour chacun d’eux. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Étape suivante ».
3. Définissez les options que vous désirez et si nécessaire, ajoutez des collaborateurs à votre courriel certifié. Les collaborateurs sont des utilisateurs au sein de votre organisation auxquels vous souhaitez donner accès au courriel certifié qui sera transmis. En les ajoutant, les collaborateurs pourront faire un suivi du courriel certifié et visualiser toutes les interactions qui y sont associées, comme s’ils étaient ceux qui avaient envoyé le courriel certifié. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Étape suivante ».
4. Révisez le courriel et assurez-vous que toutes les informations sont correctes. Ce n’est qu’un aperçu, de sorte que les noms de vos destinataires n’apparaissent pas encore à cette étape. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Confirmer & Envoyer ».

Suivi et Preuve

L’onglet « Suivi » situé dans la barre latérale gauche de votre écran vous permet de suivre en temps réel toutes vos transmissions.

1. Lorsque vous cliquez sur un type d’activité (courriel certifié, transfert de fichier, collecte de documents, etc.), vous obtenez l’accès à la liste globale de toutes vos communications sortantes et entrantes.
2. Si vous cliquez sur une transmission spécifique, vous obtenez l’accès à sa page détaillée. L’onglet « Survol » vous permet de voir tous les destinataires contenus dans la transmission et l’état de leur livraison (transmis, ouvert, téléchargé ou répondu).
3. Si un destinataire vous a répondu via le bouton « Répondre à l’expéditeur » contenu à même le courriel reçu, son message sera accessible sous l’onglet  « Communications » (à côté de Survol) dans un format de chronologie.
4. Le bouton orange « Rapport de preuve » vous permet d’accéder à un document pdf dynamique qui contient la preuve et les détails de la transmission pour chaque destinataire.