Comment entamer les communications par courriel certifié Pronotif avec vos locataires?

Afin d’assurer le succès de la communication Pronotif, le propriétaire devra s’assurer d’obtenir le consentement de son locataire à l’utilisation de l’adresse courriel pour la transmission de communications. De plus, advenant que l’adresse courriel communiquée soit inexistante, inactive ou inaccessible, le propriétaire devra se tourner vers un autre mode de transmission du document.

Comment obtenir le consentement du locataire?

Il est recommandé d’obtenir le courriel sur le bail dans la section A

ET de joindre une clause en annexe au bail qui autorise l’utilisation de ce courriel pour toutes communications.

Les parties conviennent de transmettre/recevoir tout avis relatif au bail (avis de renouvellement, de reprise, relevé fiscal, mise en demeure, etc.) par voie électronique aux courriels indiqués sur le bail ou par tout autre moyen de transmission accepté par la loi. Or, il est de la responsabilité de chaque partie d’informer l’autre de tout changement à ses coordonnées, et ce dans les meilleurs délais.

Il est possible en cours de bail d’obtenir le consentement par courriel via Pronotif ou par la signature d’une lettre  :

• Lettre de consentement de communication par courriel – English version

Exemple de demande de consentement

Bonjour [Nom du destinataire] ,

Afin de faciliter nos échanges, nous aimerions communiquer avec vous par courriel. Nous utiliserons le service Pronotif comme environnement sécurisé et reconnu. Nous vous remercions d’accepter de recevoir tout avis et/ou information à l’adresse suivante : [Courriel destinataire].

En acceptant, vous confirmez :

• que l’adresse courriel utilisée ici est la bonne
• que vous acceptez de recevoir nos communications par courriel à cette adresse
• que vous allez prendre connaissance de toute communication
• que vous allez vous assurer que toute communication arrive dans la boite de réception et non dans le dossier pourriel*
• que vous avez la responsabilité de nous informer de tout changement d’adresse courriel dans les meilleurs délais

*Pronotif prend toutes les précautions afin de s’assurer que les courriels ne se retrouvent dans le dossier des courriels indésirables. SVP, assurez-vous d’ajouter noreply@lexop.com dans votre liste de courriels accepté.

Merci de votre coopération,

Note : Pronotif est une application développée en tenant compte du cadre juridique québécois. Les utilisateurs peuvent aussi l’utiliser pour des envois hors du Québec, mais la prudence est recommandée tant qu’il n’y a pas eu de validation.